Come Scrivere un’Email di Presentazione Commerciale

 In Geoffrey James Blog

Le email di vendita – ossia le email inviate ai prospect per verificare se sono interessati a iniziare un dialogo – sono diverse dalle altre perché, non avendo una relazione diretta con i destinatari, non puoi permetterti di essere troppo esigente nel reclamare la loro attenzione.

I miei lettori mi hanno sottoposto più di un centinaio di email di vendita, di solito lamentandosi perché non vengono considerate più di tanto (meno dell’1% riceve una risposta). Questo non mi sorprende dato che, per la maggior parte, sono davvero troppo complicate.

Cosa non funziona e perché

In base alla mia esperienza, praticamente tutte le email commerciali suonano più o meno così (Nota: sono numerate per facilitare l’analisi, i numeri ovviamente non sono presenti nel testo d’origine)

  1. OGGETTO della mail: Pincopalla s.r.l.
  2. Buongiorno (Nome di Battesimo del Prospect), spero che lei stia bene*.
  3. La Pincopalla s.r.l. è un’azienda leader nel settore… [paragrafo che spiega quanto meravigliosa sia l’azienda]
  4. La Pincopalla s.r.l. offre i seguenti prodotti: [elenco puntato con una raffica di prodotti/servizi sparati a casaccio]
  5. La Pincopalla s.r.l. ha servito i seguenti clienti: [lista di grandi aziende]
  6. Sarei lieto di fissare un appuntamento telefonico/un incontro per valutare come potremmo esservi d’aiuto: saranno sufficienti una ventina di minuti
  7. Per qualsiasi ulteriore informazione, la prego di contattarmi al (numero di telefono) o visitare il nostro sito www.pincopalla.it
  8. Distinti saluti [segue nome e riferimenti di contatto dello scrivente]

Per capire perché questo tipo di lettera non riceve risposta, proviamo a leggerla dal punto di vista del potenziale cliente:

  1. L’oggetto della mail non mi dice assolutamente nulla, quindi probabilmente non la aprirò
  2. Non ci conosciamo, quindi il saluto suona falso e la domanda sulla mia salute, artefatta
  3. Perché dovrebbe importarmi qualcosa della vostra azienda?
  4. Cosa hanno a che fare con me?
  5. Io ho una piccola azienda: se lavorate con grandi nomi, sarò l’ultima ruota del carro
  6. Ma stai scherzando amico? Figurati se ho 20 minuti da dedicare a una stupida presentazione di vendita!
  7. A quanto pare pensi che sia tanto idiota da non trovare numero di telefono e sito web nella firma dell’email e sei tanto ingenuo da pensare che muoia dalla voglia di parlare con qualcuno che mi ha già fatto perdere tre minuti con una mail sconcertante.
  8. Un’ultima bugia, visto che non c’è nulla di “distinto” in questa email.

In effetti, è già abbastanza incredibile che un messaggio tanto orripilante riceva una risposta di qualche tipo. In pratica supplica di essere cancellato.

Un metodo che funziona davvero

Ecco una traccia per un’email commerciale che ha maggiori probabilità di ricevere una risposta:

  1. OGGETTO: [qualcosa di rilevante per il prospect]
  2. Sig. (Cognome del prospect)
  3. La contatto perché potrei essere in grado di… [potenziale vantaggio per il prospect]
  4. Aziende come la vostra ([elenco di aziende simili a quella del prospect]) si rivolgono a noi per [risultato quantificabile che conduce a quel potenziale vantaggio]
  5. Se lo desidera, può cliccare “Rispondi” e inoltrarmi l’email così come sta. Sarà mia cura inviarle ulteriori informazioni, per consentirle di valutare rapidamente se l’offerta merita la sua attenzione
  6. [Nome, cognome e info di contatto dello scrivente]

Perché funziona

  1. L’Oggetto dell’email induce il ricevente ad aprirla. Esempi di “qualcosa di rilevante”: un contatto in comune, un cambiamento recente nel settore di business del prospect, una notizia non verificata in merito a un suo concorrente ecc
  2. Sebbene molte aziende usino un tono easy, quando si contatta qualcuno per la prima volta meglio rimanere sul formale. Nessuno si sente insultato dalla formalità.
  3. La gente apprezza sempre quando si arriva dritti al punto e, mettendosi nei panni del prospect, il punto è: “Cosa me ne viene?”. Quindi diciamoglielo.
  4. Questo è il messaggio commerciale, ma espresso dal punto di vista del prospect. I clienti nella lista dovrebbero avere più o meno le sue stesse dimensioni e portata simile: se non ne hai in portafoglio, usa “I nostri clienti si rivolgono a noi per…”
  5. E’ poco realistico aspettarsi che la tua prima email convinca il prospect a dedicarti del tempo: meglio indicare uno step intermedio (l’invio di un cenno di risposta cliccando su “rispondi”), che richieda uno sforzo minimo per manifestare il suo interesse
  6. Il prospect è abbastanza sveglio per recuperare da solo le info di contatto e il vostro sito web, all’occorrenza.

Ecco un esempio

OGGETTO: Eccessivi costi di gestione del magazzino
Egregio Sig. Rossi,

La contatto perché la mia azienda potrebbe aiutarvi a ridurre le spese di gestione delle giacenze di magazzino.

I nostri clienti si rivolgono a noi per riorganizzare il processo di approvvigionamento, in modo da assicurare la consegna just-in-time dei componenti. Generalmente questo riduce i costi di stoccaggio del 40~50%

Clicchi “Rispondi” a questa email: le invierò ulteriore informazioni per consentirle di decidere se vale la pena saperne di più.

Mario Bianchi

Pincopalla s.r.l.
Tel. XXX XXXXXX
www.pincopalla.it

Se “abbocca”, studia a fondo il prospect e crea un’ulteriore email che descriva ciò che offri in modo che risponda alle sue specifiche esigenze.

 

*Questa aggiunta è più rara  nella corrispondenza d’affari Italiana ndt

 

Geoffrey James, Inc. Magazine, 29.04.2013 – All rights reserved

Trad. Annalisa Zanoni